Comment se préparer à la facturation électronique ?

Sommaire :

1. Les infos essentielles sur le passage à la facturation électronique
2. Les 5 étapes pour se préparer à la facturation électronique
3. Comment TX2 Concept vous accompagne dans votre préparation ?

À partir du 1er septembre 2026, la facturation électronique deviendra une obligation pour toutes les entreprises françaises. Ce changement représente une véritable révolution pour la gestion administrative et comptable. Mais comment se préparer efficacement à cette transition incontournable ?

Dans cet article, découvrez les cinq étapes clés pour réussir votre passage à la facturation électronique.

Vous découvrirez également comment TX2 Concept peut vous accompagner dans cette transformation, en offrant des solutions adaptées à vos besoins pour une transition en douceur et une conformité assurée.

Les infos essentielles sur le passage à la facturation électronique

Vous la savez certainement, à compter du 1^er septembre 2026, en France, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.

L’obligation en émission dépend, quant à elle, de la taille de votre société :

• 1^er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI ;
• 1^er septembre 2027 pour les PME, TPE et microentreprises.

Pour savoir si votre entreprise sera dans l’obligation de facturer électroniquement, n’hésitez pas à consulter les fiches pratiques de la DGFIP.

Les spécificités de la réforme

Concrètement, cela signifie que les factures échangées entre professionnels devront être transmises dans un format électronique normé. Attention, une facture PDF ou scannée n’est pas considérée comme électronique.

La nouveauté réside également dans le fait que celles-ci ne pourront plus être échangées directement entre un client et son fournisseur. Elles devront obligatoirement passer par le Portail Public de Facturation (PPF) de l’Etat. Soit directement, soit via une plateforme privée.

La transmission de ces données à l’administration fiscale permettra, à terme, le pré-remplissage des déclarations de TVA.

Les factures B2C et B2B international seront quant à elle concernées par une obligation de e-reporting. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre article Tout savoir sur le e-reporting.

Pour rappel, voici l’architecture prévue pour cette réforme.

Facture électronique : quels avantages ?

Ces nouvelles obligations ne doivent pas être perçues comme une contrainte, mais une opportunité. En effet, la dématérialisation a de nombreux atouts pour les entreprises.

Pour n’en citer que certains :

• Baisse des coûts liés à l’impression, au temps de traitement et au stockage des factures papier ;
• Gain de temps grâce à l’automatisation des processus ce qui permet à vos collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
• Plus de sécurité dans la gestion des données et réduction du risque d’erreur ;
• Diminution des litiges et délais de paiement.

Les 5 étapes pour se préparer à la facturation électronique

Pour vous assurer d’être en conformité avec la nouvelle réglementation, le moment venu, il est essentiel d’anticiper vos démarches. Vous devez commencer dès aujourd’hui à auditer vos processus et définir vos besoins.

Cette nouvelle réglementation va impacter votre organisation dans son ensemble. Il est donc important de considérer à la fois les aspects techniques, mais également les aspects organisationnels et humains.

Voici quelques exemples de point à étudier en amont de votre projet de dématérialisation des factures.

1. Constituer un groupe de travail en interne

L’objectif ici, est de constituer un groupe de travail sur la facturation électronique qui représente les services principalement impactés par ces changements. Il s’agit, par exemple, de membres de la direction, du service comptable et du service informatique.

Une fois le groupe constitué, assurez-vous que chacun dispose du même niveau de connaissance sur la réforme. Vous pourrez ensuite passer à l’étape suivante.

2. Auditer vos processus de facturation

Avant de réfléchir à la solution que vous devez choisir, il est nécessaire de faire le point sur vos processus actuels. Une cartographie précise de vos flux de facturation vous fera gagner du temps pour les prochaines étapes. Cela vous permettra également de bien cerner vos besoins, pour choisir la solution la plus adaptée.

Voici quelques questions pour vous aider :

• Quels sont les différents cas d’usage concernant la facturation dans votre entreprise ?
• De quel(s) logiciel(s) êtes-vous équipés ? ERP, logiciel de comptabilité, logiciel de caisse, GED, ou tout autre logiciel de gestion ?
• Dématérialisez-vous déjà tout ou partie de vos factures ? Sous quel(s) format(s) ?
• Quel volume de factures échangez-vous ? Comment va-t-il évoluer dans les prochaines années ?
• Faites-vous déjà de l’EDI pour la facturation ou d’autres documents commerciaux (commandes, avis d’expédition, etc.) ?
• Disposez-vous d’un prestataire de dématérialisation de facture ou EDI ? Se positionne-t-il comme OD ou PDP ?
• Vos factures sont-elles conformes ? Contiennent-elles toutes les mentions obligatoires ?
• Serait-il pertinent de généraliser la facturation électronique pour tous vos flux de facturation ?

3. Réaliser un état des lieux de vos fournisseurs et acheteurs

Maintenant que vous avez fait le point sur vos processus, vous devez également réaliser un état des lieux de vos partenaires commerciaux.

Listez vos fournisseurs et acheteurs. Pour chacun, indiquez le volume de factures que vous échangez.

Vous pouvez également indiquer sous quel format vous échangez à l’heure actuelle : EDI, PDF par mail, etc.

Cette étape peut vous aider à prioriser avec quels partenaires mettre en place la dématérialisation de facture dans un premier temps.

Il peut également être intéressant de voir avec vos partenaires quels statuts de cycle de vie sont essentiels pour eux. En-dehors des statuts obligatoires « déposée », « rejetée », « refusée » et « encaissée », il est possible que certains d’entre eux aient besoin d’autres statuts recommandés ou libres dans leur gestion comptable.

Vous pourrez ainsi vous assurer que la plateforme que vous choisirez est en mesure de gérer ces différents statuts.

4. Choisir une solution de facturation électronique

Les étapes effectuées précédemment vous ont permis de définir vos besoins avec précision.

Maintenant, il vous faut choisir entre ces 3 options :

• Envoyer et récupérer vos factures directement sur le PPF ;
• Opter pour un Opérateur de Dématérialisation en guise d’intermédiaire ;
• Choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.

Si vous passez en direct avec le PPF :

• Vous ne pouvez pas échanger en direct avec vos partenaires ;
• Vous devez être en mesure de transmettre vos factures au format Factur-X, XML UBL ou XML CII sur le PPF ;
• Si vous échangez un faible volume de documents, vous pourrez saisir chaque facture manuellement sur le portail public ;
• Vous devez être en mesure de transmettre les données de e-reporting et de cycle de vie.

Si vous passez par un OD :

• Vous ne pouvez pas échanger en direct avec vos partenaires ;
• Votre Opérateur de Dématérialisation peut se charger de la traduction de vos factures dans l’un des formats attendus par le PPF ;
• Celui-ci peut également gérer vos données de e-reporting et de cycle de vie ;
• Il peut offrir des services ajoutés, tel que la gestion de workflow de validation.

Si vous passez par une PDP, immatriculée auprès de la DGFIP :

• Vous pouvez échanger en direct avec vos partenaires dans d’autres formats, tel que l’EDI. Cela permet de maintenir l’existant si vous dématérialisez déjà vos documents ;
• Votre PDP se charge de la transmission de vos factures, du e-reporting et des données de cycle de vie au PPF ;
• Elle contrôle la conformité de vos flux ;
• Elle garantit la sécurité de vos données (certification ISO 27001) ;
• En cas d’indisponibilité du portail public, vous pourrez continuer à échanger avec vos partenaires ;
• Votre PDP se charge également de la réception et de l’intégration automatique de vos flux dans votre logiciel de gestion.

A noter qu’un OD et une PDP peuvent s’associer afin de fournir une solution complète et sécurisée pour la facturation électronique. Nous sommes notamment partenaire de Docuware et DimoSoftware.

N’hésitez pas également, à demander à vos logiciels ERP, GED et autres, s’ils sont partenaires d’une ou plusieurs PDP. Par exemple, VIF a choisi TX2 Concept comme PDP partenaire.

5. Préparer la conduite du changement

Cette dernière étape ne doit pas être négligée. En effet, le passage au e-invoicing va bouleverser l’organisation des entreprises. Anticiper ces changements vous permettra une transition plus sereine.

Pour commencer, identifier les collaborateurs qui seront impactés. Réfléchissez ensuite au plan de formation et de communication sur les nouveaux process et outils.

La partie communication s’entend aussi bien en interne, qu’en externe. Informez vos partenaires de votre passage à la facturation électronique. Cela vous permettra notamment de garantir la fluidité de vos échanges.

Comment TX2 Concept vous accompagne dans votre préparation ?

En tant que PDP, TX2 Concept vous accompagne dans votre mise en conformité.

Notre solution de facturation électronique TX2 Cloud, permet un traitement automatisé des factures. Elle est en capacité de gérer tous types de formats : EDI (normes EDIFACT, X12, TRADACOM, etc.), Factur-X, PDF, XML…

En tant qu’expert EDI, nous sommes interopérables avec de nombreuses plateformes, dont des futures PDP, ainsi qu’avec des réseaux d’interopérabilités. Notre expertise ERP, nous permet également de nous interfacer avec la majorité des logiciels de gestion du marché.

Le plus de notre plateforme TX2 Cloud PDP ? Nous proposons un système avec API ouverte pour la fourniture de données à la demande.

Enfin, sachez que notre Web EDI sera lui aussi conforme aux nouvelles exigences. Cette option convient notamment aux entreprises échangeant un faible volume de documents en EDI.

Afin de préparer au mieux votre projet de facturation électronique, n’hésitez pas à nous contacter. Nous pourrons discuter ensemble de votre projet.

Nous pourrons également vous conseiller de vous rapprocher de certains de nos partenaires qui seraient en capacité de vous accompagner de façon personnalisée pour ces étapes.