Tout savoir sur l’annuaire des entreprises pour le passage à la facture électronique

Dans sa loi de Finance 2020, le gouvernement a décidé que la facturation électronique deviendrait progressivement obligatoire pour les échanges B2B des entreprises françaises. Cette obligation sera mise en place à partir du mois de septembre 2026 et s’échelonnera jusqu’en septembre 2027 en fonction des différentes tailles d’entreprises.

Cette réforme repose sur 3 piliers :

• L’obligation progressive d’émettre et d’être en mesure de recevoir des factures électroniques en B2B ;
• L’obligation de e-reporting pour le B2B international, le B2C français et les données de paiement des transactions. Pour tout savoir sur le e-reporting, n’hésitez pas à consulter notre article.
• La création d’un Portail Public de Facturation (PPF) pour l’échange des factures électroniques.

Le dispositif choisi, est appelé modèle en Y. Pour que celui fonctionne, la mise en place d’un annuaire est essentielle afin que les factures puissent être adressées aux bons destinataires.

Dans cet article, vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur l’annuaire des entreprises du Portail Public de Facturation.

 

Les 5 principes directeurs de l’annuaire

L’annuaire a été conçu selon 5 principes clés :

• La centralisation: il regroupe toutes les informations d’identification des acteurs concernés par la réforme.
• L’interopérabilité: il est accessible à toutes les plateformes habilitées.
• La précision: il garantit l’exactitude et la complétude des informations grâce à leurs mises à jour régulières.
• La sécurité: il garantit la sécurité et la traçabilité des données et de leurs mises à jour.
• L’identifiant unique: il permet aux entreprises émettrices de connaître précisément la maille de réception des factures de leurs partenaires et les informations à indiquer dans les factures.

 

Pourquoi un annuaire des entreprises ?

L’annuaire des entreprises est accessible via le Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Il sert de base de référence unique et centralisée. Il permet de déterminer si l’acheteur utilise le PPF pour la réception de ses factures ou une PDP.

Toutes les entreprises qui reçoivent leurs factures via le PPF ou via une PDP doivent être identifiées sur l’annuaire. Cette identification leur permet de recevoir leurs factures grâce à un routage précis.

Lorsqu’une entreprise est équipée d’une PDP, c’est sa PDP qui reçoit directement ses factures en son nom. De ce fait, les PDP sont identifiées dans l’annuaire des entreprises en tant que plateforme de réception pour leurs clients.

Pour rappel, les Organismes de Dématérialisation (OD) ne sont pas identifiés sur l’annuaire. Les OD interviennent en tant qu’intermédiaires. En réception, ils se placent entre vous et votre plateforme de réception de facture (PDP ou PFF). Ils sont raccordés au PPF ou à votre PDP, le cas échéant.

 

Accessibilité de l’annuaire

Tout comme pour le PPF, l’annuaire est accessible via le mode Portail, via le mode Service ou API et via l’EDI. Les deux premiers permettent une consultation des données en temps réel. L’EDI permet quant à lui la réception d’un flux annuaire automatiquement toutes les 24 heures.

Il est consultable par :

• Les PDP afin qu’elles puissent disposer des informations pour le routage des factures ;
• Les entreprises via leur PDP ou le PPF pour accéder aux informations concernant la maille d’adressage du destinataire afin de compléter leur facture ;
• Les OD via la PDP de leur client ou le compte de leur client sur le PPF pour accéder également aux informations concernant la maille d’adressage.

 

Quelles informations permettront d’identifier les entreprises sur l’annuaire ?

Les données contenues dans l’annuaire doivent être strictement nécessaires à l’envoi et la réception des factures.

C’est le SIREN qui permet d’identifier, de base, les entreprises. Si une identification plus fine est nécessaire, il est possible de renseigner le SIRET également. Des informations complémentaires, appelées codes de routage, permettent d’indiquer clairement à quels services est destinée une facture. Par exemple : un code de service ou un code GLN.

Les PDP sont en capacité de consulter l’annuaire du portail pour :

• Disposer des informations d’identification des entreprises destinataires afin de pouvoir compléter les factures électroniques ;
• Connaître la plateforme de réception des destinataires afin de pouvoir router les flux de factures.

 

Qui est chargé de mettre à jour l’annuaire ?

L’annuaire est géré par le PPF. Il peut ainsi être mis à jour par celui-ci mais également par les PDP. Les entreprises passant en direct via le PPF peuvent ainsi lui demander d’effectuer une modification de leurs informations d’identification.

Les PDP ont la capacité de mettre à jour l’annuaire pour le compte de leurs clients.

 

Qui est chargé de l’alimentation initiale de l’annuaire ?

Pour permettre le bon fonctionnement du schéma en Y dès sa mise en place mi 2024, l’annuaire doit être complet dès l’ouverture du PPF.

L’alimentation de l’annuaire des entreprises se fera en 2 temps.

Tout d’abord, au démarrage de la phase de préfiguration, l’AIFE renseignera et activera la ligne SIREN et elle renseignera les lignes SIRET qui resteront inactives.

Ensuite, durant toute la phase de préfiguration, l’AIFE, les PDP et les entreprises pourront modifier et enrichir cet annuaire.

 

Quels sont les différents types de flux Annuaire ?

On dénombre 4 types de flux, correspondants à 4 actions :

• Demande de consultation de l’annuaire par l’émetteur d’une facture. Cela lui permet d’obtenir les informations nécessaires à l’adressage de sa facture.
• Demande de modification de l’annuaire effectuée par un acheteur pour ses propres informations.
• Demande de mise à jour de l’annuaire par la PDP d’un destinataire de facture pour le compte de son client.
• Demande de consultation de l’annuaire par la PDP de l’émetteur d’une facture. De la même manière que pour le premier flux, cela permet à la PDP de bien router la facture électronique.

 

TX2 CONCEPT et l’annuaire du portail

En tant que PDP, TX2 CONCEPT se charge pour vous de mettre à jour vos données d’identification sur l’annuaire. Nous sommes garants de l’exactitude des informations concernant nos clients. C’est d’ailleurs, l’un des critères pour devenir, et rester, Plateforme de Dématérialisation Partenaire.

De la même manière, en tant que PDP, nous aurons accès à l’annuaire des entreprises afin de compléter vos factures électroniques et de les router avec précision vers la maille d’adressage de votre partenaire.

Notre solution de facturation électronique vous permet d’anticiper cette réforme afin d’être en conformité le moment venu.

 

N’hésitez pas à nous contacter par mail ou à réserver un créneau pour un rendez-vous téléphonique afin de nous poser toutes vos questions. Nous serons ravis de vous conseiller et de vous accompagner dans votre projet.

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