FAQ de la Démat’ : Toutes les réponses à vos questions sur la facturation électronique

La réforme sur le passage à la facturation électronique obligatoire soulève de nombreuses interrogations. Nous avons regroupé celles qui reviennent le plus souvent dans cette foire aux questions.

Report, formats, annuaire, mentions obligatoires, e-reporting, PDP … Découvrez les réponses à toutes les questions que vous vous posez !

 

Calendrier et annuaire

 

• Comment savoir à quelle date mon entreprise est concernée par ces obligations ?

La mise en place des obligations de facturation électronique se fera progressivement en fonction des tailles des entreprises. La taille de l’entreprise s’apprécie au niveau du numéro SIREN.

Le nouveau calendrier à l’étude est le suivant :

• 1^er septembre 2026 : obligation pour toutes les entreprises d’être en capacité de recevoir des factures électroniques
• 1^er septembre 2026 : obligation en émission pour les grandes entreprises et les ETI
• 1^er septembre 2027 : obligation en émission pour les PME, TPE et micro-entreprises

Ce calendrier ne sera officiel qu’une fois la Loi de Finances 2024 adoptée. Ces dates pourraient encore être décalées d’un trimestre.

 

• Les indépendants seront-ils également concernés par ces obligations ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France sont concernées.

 

• Y-a-t-il une démarche à effectuer pour apparaître dans l’annuaire ?

L’annuaire va recenser les SIREN et SIRET de l’ensemble des acteurs économiques du pays. Il va permettre un routage très précis des factures.

L’initialisation de l’annuaire sera effectuée par le Portail Public de Facturation (PPF) grâce aux données connues par l’administration. Cet annuaire pourra ensuite être modifié et complété par les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), pour le compte de leurs clients.

C’est d’ailleurs l’une des obligations des PDP : être capable d’éditer cet annuaire de manière fiable.

 

• Concernant les entreprises passant par une PDP, cela apparaitra-t-il sur l’annuaire ?

Oui cela sera renseigné par la PDP de l’entreprise. Cette information est essentielle pour le routage des factures.

 

Formats

 

• Qui choisit le format de la facture ?

C’est l’émetteur qui choisit le format, sauf si votre client vous l’impose.

 

• La format EDI va-t-il être obsolète ?

Le format EDI ne va pas devenir obsolète pour plusieurs raisons :

• L’EDIFACT est un format qui ne porte pas seulement sur les factures mais tout un ensemble de messages de la supply chain
• L’existant est à maintenir. La majorité des Donneurs d’Ordres utilisent l’EDIFACT.
• Il est préférable de choisir un format de facture qui permet de stocker un maximum de données. Cela augmente vos chances d’être compatible avec les obligations et les cahiers des charges de vos acheteurs.

 

• Où peut-on trouver la structure et les spécifications des formats XML UBL, CII et Factur-X ?

Les spécifications sont disponibles sur le site suivant : https://www.impots.gouv.fr/specifications-externes-b2b

 

Plateformes de Dématérialisation Partenaires et Opérateurs de Dématérialisation

 

• Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est uniquement certifiée en France ou au niveau européen ?

Cette certification est une spécification de la DGFIP, c’est donc exclusivement français.

 

• Une GED peut-elle faire office d’OD ?

Oui, une GED peut tout à fait être un OD. C’est notamment le choix qu’à fait notre partenaire DocuWare.

 

• Est-il possible d’avoir deux PDP différentes en émission et en réception ?

Il est possible d’avoir plusieurs PDP ou OD. En revanche, cela n’est pas forcément le choix le plus judicieux car vous multipliez les plateformes et les processus.

 

• Toutes les solutions PDP sur le marché proposent les mêmes fonctionnalités, quels sont les sujets/fonctionnalités qui vous démarque des autres PDP ?

En première analyse, une PDP doit répondre au cahier des charges de la DGFIP, ce qui fait qu’elles se ressemblent toutes un peu… Néanmoins, nous nous démarquons principalement par :

• Notre expertise dans tous les types de formats et l’interopérabilité grâce à plus de 30 ans d’expérience
• Une architecture en API ouverte
• Notre capacité à s’intégrer avec des solutions tierces, complétant ainsi notre offre fonctionnelle.

 

• Comment les PDP vont-elles s’interconnecter ? Vont-elles utiliser le réseau PEPPOL ?

C’est le chemin qui semble être pris. De notre côté, nous sommes d’ores et déjà interconnectés avec d’autres PDP en AS2 ou SFTP.

 

Portail Public de Facturation – PPF

 

• Les factures électroniques à destination du secteur public passant par la plateforme Chorus Pro seront-elles à migrer sur le PPF ou il y aura deux plateformes distinctes ?

A termes, la plateforme Chorus migrera sur le PPF afin de ne garder qu’une plateforme unique.

 

• A partir de quelle volumétrie de factures faut-il envisager une autonomisation vis-à-vis du PPF ?

Cela va dépendre de la cartographie de vos flux de dématérialisation, du profil de vos acheteurs/fournisseurs et du nombre de factures que vous échangez avec eux. Il n’y a pas de réponse universelle à cette question. Cela va dépendre de chaque entreprise.

L’objectif est aussi de voir au-delà de cette réforme. Cette réforme vous oblige à dématérialiser vos flux de facturation franco-français mais c’est aussi l’occasion de dématérialiser les flux de facturation à l’international. Cela à un intérêt majeur en termes de réduction de coûts et de gestion de la facturation dans l’entreprise. Si vous envoyez ou recevez 1000 factures par mois et que vous n’en dématérialisez que 100 suite à l’obligation, cela peut valoir le coup de pousser le projet jusqu’à dématérialiser l’ensemble de vos factures fournisseurs ou clients.

 

• Est-ce que les factures qui transiteront sur le PPF seront poussées vers les clients ou les clients devront les récupérer sur le portail ?

Les clients devront les récupérer sur le PPF. Le PPF agit en tant que serveur, il ne pousse pas les factures vers les systèmes des clients. Pour se faire, les clients peuvent être accompagnés d’une PDP ou d’un OD.

 

• Est-il possible de saisir directement les factures sur le PPF ?

Oui, il sera possible de le faire dans un premier temps. Cette option n’est réaliste qu’à condition d’avoir un faible volume de factures à envoyer.

 

Flux de factures

 

• En réception de facture, peut-on imaginer la réception d’un mail avec la facture en PDF ?

Cette réforme impose un certain nombre de fonctionnements mais elle n’est pas restrictive. Il y a toujours la possibilité de dupliquer des flux si vous souhaitez recevoir un PDF par mail.

Si vous mettez cette solution en place, vous avez tout de même l’obligation d’avoir en parallèle un flux de dématérialisation de facture avec une vraie facture électronique, soit des données structurées. C’est pour cette raison qu’il est important de maitriser, par l’intermédiaire de votre prestataire, le format Factur-X. En effet le format Factur-X combine le meilleur des deux mondes : de la donnée structurée et du PDF, la version lisible de la facture. Le PDF par mail n’aura pas de valeur légale.

 

• Quels seront les champs obligatoires à inclure dans les factures électroniques ?

Dans la facture, il sera nécessaire de renseigner à minima le SIREN du client, et potentiellement le SIRET et le code de routage selon les cas. Nous vous conseillons de travailler à la maille SIRET, comme c’est le cas pour Chorus PRO actuellement.

Pour en savoir plus sur les données obligatoires, vous pouvez vous rapprocher de notre équipe projets qui vous fournira les informations.

 

• Sera-t-il toujours possible d’inclure des données particulières dans vos factures ?

Oui, ce sera possible. Vous pourrez ainsi continuer à répondre aux exigences de vos clients.

 

Flux e-reporting

 

• Quid des factures vers le particulier ?

Si ces transactions font l’objet de factures, nous pouvons les transmettre en PDF aux clients au même titre que les factures vers l’étranger. Dans tous les cas, nous ferons le e-reporting, soit à partir des factures, soit à partir des données fournies par votre SI (par exemple, relevés de tickets de caisse).

 

• Est-ce que les PDP se chargeront de l’envoi du e-reporting au PPF ?

Oui, les PDP se chargeront également de la transmission du e-reporting. Celui-ci pourra être généré de manière plus ou moins automatisée.

 

• Quel est le format du e-reporting à générer depuis l’ERP ?

S’il s’agit d’un e-reporting sur facture, ce sont globalement les mêmes données que pour une facture. S’il s’agit d’un e-reporting de déclaration, comme le B2C ticket de caisse, ce sont des récapitulatifs par période/taux de TVA.

 

Flux cycle de vie

 

• Est-ce que TX2 Cloud gère les différents statuts de cycle de vie non obligatoires ?

Notre système de gestion des statuts est ouvert et permet de gérer plusieurs branches de changements d’états.

 

Facturation à l’international

 

• Est-ce qu’un format homogène de facturation électronique est prévu au niveau mondial et/ou européen ?

La Commission européenne travaille sur un projet baptisé VIDA, pour VAT in the digital age. L’objectif serait de rendre obligatoire la facturation électronique dans toute l’Union européenne. Si cette directive voit le jour, de nouvelles mentions obligatoires pourraient être ajoutées aux factures. En ce qui concerne le format, tout ce que nous savons est qu’il s’agira de formats structurés.

 

• Quelles sont les échéances pour les autres pays européens qui ont choisi de passer à la facturation électronique ?

Pour en savoir plus sur ce point précis, nous vous invitons à lire notre article Passage à la facture électronique en Europe : réglementations et obligations dans différents pays.

 

Archivage des factures

 

• L’archivage légale est assuré par la PDP et ou par le PPF ?

L’archivage sera assuré par le portail public de facturation. Cependant, TX2 CONCEPT archive et continuera d’archiver les totalités des factures électroniques de ses clients sur la durée légale de 10 ans.

Il est important de différencier l’archivage à valeur probante qui doit respecter un certain nombre de contraintes et les systèmes d’archivage à valeur ajouté qui permettent de restituer l’information. L’archivage à valeur probante n’est pas exigé des PDP.  Chez TX2 CONCEPT, nous avons développé depuis 15 ans un archivage à valeur ajoutée conforme aux exigences de la DGFIP et GS1 pour la dématérialisation des factures. C’est ce qui est utilisé dans le cadre de contrôles fiscaux, par exemple.

 

Coût d’un projet de facturation électronique

 

• Est-il possible d’avoir une estimation du coût à la facture ?

L’abonnement se base sur un tableau dégressif en fonction du volume de factures traité en émission ou en réception. Les coûts à la facture peuvent aller de 0,40€ à 0,05€ en fonction du volume (de 100 factures par mois à plusieurs milliers).

N’hésitez pas à prendre contact avec notre service commercial qui vous transmettra une proposition commerciale en fonction de vos besoins pour que vous ayez un aperçu plus précis de combien vous coûtera une facture.

Le coût va également dépendre du format de la facture : EDI, OCR… Par exemple, avec un traitement OCR, le coût est légèrement supérieur.

 

• Le coût d’archivage de 10 ans est-il inclus dans le coût par facture ?

Chez TX2 CONCEPT, oui. Le coût de la facture inclut tous les traitements de la facture, l’exploitation de notre solution ainsi que l’archivage de 10 ans.

 

TX2 Cloud : Solution de Facturation Electronique PDP

 

• A partir de quand pouvez-vous nous contacter pour un projet de mise en conformité sur la facturation électronique ?

Vous pouvez le faire dès maintenant. Vous nous exposez votre besoin, la cartographie de vos fournisseurs et acheteurs et nous vous guidons sur les opérations qui seront à mener pour mettre en place un flux de dématérialisation qui soit fonctionnel maintenant et compatible avec les futures obligations.

 

• Si vous êtes déjà utilisateur de notre solution de dématérialisation des factures, quelles seront les évolutions avec la nouvelle réforme ?

L’évolution majeure consiste en la transmission des données en format socle vers le PPF, soit pour les factures elles-mêmes, soit pour le e-reporting des factures transmises vers une PDP.

Etant déjà en mesure de transmettre des factures en format électronique, la marche à franchir pour vous est assez petite. Nos consultants pourront vous aider dans l’évaluation des travaux à effectuer, en relation avec votre éditeur d’ERP.

 

• Peut-on différencier des factures de frais généraux avec ceux des achats et ventes de marchandises dans l’interface TX2 Cloud ?

Oui, c’est prévu.

 

• Quels sont les formats acceptés en entrée et en sortie de notre PDP ?

Tous les formats sont possibles.

 

• Est-ce que TX2 Cloud est interrogeable via API ?

Oui, elle a été conçue pour ça.

 

Compatibilité ERP et partenaires

 

• Avec quels ERP du marché êtes-vous déjà interfacés ?

Nous n’avons pas de liste exhaustive à vous donner. Nous avons une expertise sur un grand nombre d’ERP du marché. En voici quelques exemples : SAP, Sage, Microsoft Dynamics ainsi que des petits ERP.

Nous pouvons nous interfacer avec tous types d’ERP à partir du moment où celui-ci nous met à disposition un format de structure de fichier que l’on peut ensuite traduire vers un format normé de notre côté.

De ce fait, peu importe l’ERP avec lequel vous travaillez, nous sommes en capacité de nous adapter.

 

• Travaillez-vous avec des partenaires ERP afin de proposer une solution conjointe ?

Nous avons des partenariats avec certains ERP depuis de nombreuses années, notamment VIF, par exemple. Avec VIF, nous avons élaborer une offre conjointe sur la facturation électronique. Cela permet notamment à VIF de proposer à leurs clients et prospects une offre PDP.

Tout va dépendre des ERP. On peut s’adapter à certains fichiers d’ERP ou on peut travailler conjointement sur des solutions. Cela dépend de notre niveau de partenariat.

 

• Est-ce que le suivi des documents pourra s’effectuer directement via votre ERP ou devrez-vous vous connecter à notre plateforme TX2 Cloud ?

Oui à condition que vous, ou votre ERP, soyez en capacité soit d’utiliser nos API pour redescendre les informations vers votre ERP, soit d’exploiter des fichiers de suivi transmis périodiquement.

 

• Quel format est utilisé pour pousser les factures vers votre ERP ?

C’est votre ERP qui décide du format. C’est notre travail de convertir les données au bon format.

 

Nous espérons avoir répondu à la majorité de vos questions. Si ce n’est pas le cas, nous vous invitons à nous contacter directement. Nous serons ravis d’y répondre !

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