La facturation électronique est en train de révolutionner les pratiques commerciales traditionnelles dans de nombreux pays d’Europe. Avec l’avènement des technologies numériques et la recherche constante de processus plus efficaces, de plus en plus de gouvernements adoptent des réglementations visant à encourager l’utilisation de la facturation électronique. Dans cet article, découvrez les réglementations sur la facturation électronique dans plusieurs pays européens, tels que l’Italie, la Pologne, l’Espagne, le Danemark, l’Allemagne et l’Autriche.
Contexte et importance du e-invoicing
La facturation électronique est un processus par lequel les factures sont créées, transmises et archivées sous forme électronique, éliminant ainsi le besoin de documents papier. Cette transition vers la facturation électronique a été motivée par plusieurs facteurs clés, tels que l’amélioration de l’efficacité, la réduction des coûts administratifs, la minimisation des erreurs humaines et l’impact positif sur l’environnement grâce à la diminution de l’utilisation de papier.
Pour les gouvernements, l’objectif principal est la lutte contre la fraude à la TVA. La dématérialisation de facture leur permet également d’avoir des informations en temps réel sur l’activité économique nationale.
Dans le contexte économique actuel, les entreprises cherchent constamment à optimiser leurs process et à réduire leurs coûts. La facturation électronique offre une solution pratique en automatisant les tâches manuelles associées à la gestion des factures papier. Les processus de facturation et de paiement deviennent plus rapides, plus précis et moins susceptibles d’erreurs. De plus, les entreprises peuvent réaliser des économies significatives en termes de coûts d’impression, d’expédition et de stockage des factures.
La durabilité environnementale est également un aspect crucial dans l’adoption de la facturation électronique. En réduisant la consommation de papier, les entreprises contribuent à la préservation des ressources naturelles et à la réduction de leur empreinte carbone. La facturation électronique s’inscrit ainsi dans une démarche globale de responsabilité sociale et environnementale des entreprises.
A l’instar de la réforme française, chaque pays européen a établi ses propres réglementations concernant la facturation électronique. Ces réglementations définissent les exigences techniques, les formats de données, les délais de transmission et les procédures spécifiques à suivre. Comprendre ces obligations est essentiel pour les entreprises opérant sur ces territoires, afin de se conformer aux exigences légales.
Factures électroniques obligatoires en Italie
La facturation électronique est devenue une obligation légale en Italie, suite à l’introduction du Sistema di Interscambio, plus souvent connu sous le nom de SDI. Cette obligation concerne les échanges B2G depuis 2014 et B2B depuis 2017. Cette transition majeure vise à moderniser et rationaliser les processus de facturation, à réduire la fraude fiscale et à faciliter les flux commerciaux.
Pour se conformer à la réglementation italienne, les entreprises doivent utiliser des normes techniques spécifiques pour générer, transmettre et archiver les factures électroniques. Le format « FatturaPA » (XML) est largement utilisé pour structurer les données des factures, conformément aux exigences légales.
En Italie, ces obligations comprennent l’émission de factures électroniques pour toutes les transactions commerciales, qu’elles soient entre entreprises (B2B) ou avec les administrations publiques (B2G). Les entreprises doivent également respecter les délais de transmission des factures électroniques et conserver les documents pendant une période spécifiée.
La facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises. Elle permet de réduire les coûts liés à l’impression, à l’envoi postal et au stockage physique des factures. De plus, elle simplifie les procédures administratives, accélère les processus de paiement et améliore la traçabilité des transactions.
L’administration fiscale italienne joue un rôle actif dans la mise en œuvre et le contrôle de la facturation électronique. Elle met à disposition des entreprises un portail en ligne pour soumettre les factures électroniques et effectuer les contrôles nécessaires.
La méthode la plus couramment utilisée pour envoyer des factures via le SDI est celle du « code destinataire ». Il s’agit d’un code unique qui permet d’identifier le destinataire de la facture.
Le système italien diffère de celui qui va être mis en place en France car il s’agit d’un système en V et non en Y. En France, en passant via des Plateformes de Dématérialisations Partenaires (PDP), les entreprises pourront échanger leurs factures en point-à-point dans des formats autres que ceux acceptés par le Portail Public de Facturation (PPF). Ce système s’inspire de notre plateforme Chorus. En Italie, toutes les transactions passent obligatoirement par la plateforme nationale. Une entreprise ne peut pas rejeter une facture émise via le SDI. Seules les administrations publiques sont en capacité de rejeter une facture. Le système permet de générer des avoirs en cas d’erreurs.
Facturation électronique en Pologne
La Pologne a également adopté la facturation électronique comme une obligation légale pour les entreprises. Cette transition vise à moderniser les process de facturation, à renforcer la transparence fiscale et à améliorer l’efficacité administrative.
Dès 2019, les administrations publiques polonaises devaient être capables de gérer des factures électroniques. Contrairement à la France, ce n’est pas une obligation pour les fournisseurs d’envoyer leurs factures sous format électronique en B2G mais cela repose sur le volontariat. En revanche, pour les échanges B2B, ce type de facturation deviendra obligatoire à partir du 1er juillet 2024.
La plateforme nationale polonaise de facturation électronique est appelée KSeF. Cette plateforme centrale gère différents statuts tels que : l’attribution d’un numéro via un système d’horodatage électronique, le rejet d’une facture ou encore d’informer de l’indisponibilité de la plateforme.
Il est possible de consulter et télécharger les factures sur le portail du KSeF, dans leur format original ou en PDF. Le KSeF se charge également de l’archivage des factures.
En termes de formats de fichiers acceptés, la Pologne privilégie l’utilisation du format XML, similaire à d’autres pays européens. Tout comme la France, le KSeF accepte l’UBL et le CII. Le format PEPPOL BIS 3.0 est aussi accepté.
Ces réglementations concernent toutes les entreprises établies en Pologne. A ce jour, les factures papiers coexistent avec les factures électroniques.
Factures électroniques obligatoires en Espagne
En Espagne, suite à une loi de 2013, la facturation électronique est devenue obligatoire pour les échanges B2G en 2015. Les factures doivent ainsi être transmises à la plateforme publique nationale FACe sous le format Facturae. Elles doivent également être signées électroniquement.
La loi Crea y Crece de septembre 2022 établit que la facturation électronique est le seul et unique système pouvant désormais être utilisé dans les échanges commerciaux entre entreprises, soit B2B, en Espagne.
Le système espagnol devrait ressembler au système français. Une plateforme publique permettra de centraliser tous les flux de factures électroniques. Celle-ci sera gérée par l’agence fiscale espagnole.
Les entreprises et prestataires de service avaient jusqu’au 10 juillet pour proposer des suggestions d’amélioration du futur système. Après analyse, la réforme sera adoptée sous forme d’un Décret Royal. L’obligation entrera en vigueur dès la publication de ce décret.
Si aucune modification n’est apportée à ce niveau, les entreprises seront concernées selon les délais suivants :
- Un an pour les entreprises avec un volume de facturation annuel de plus de 8 millions d’euros
- Deux ans pour les autres.
Voici ce que l’on sait, aujourd’hui, de cette réforme :
- Les entreprises auront l’obligation d’émettre, de traiter et de recevoir les factures sous forme électronique pour les échanges B2B
- Elles devront fournir des informations sur les états des factures (statuts)
- L’interopérabilité entre les différentes solutions privées devra être garantie
- Un client, ou un destinataire d’une facture, ne pourra pas obliger un fournisseur à utiliser une solution plutôt qu’une autre
- Il faudra également permettre au destinataire d’accéder facilement à ses factures, de pouvoir les visualiser, les télécharger et les imprimer.
Les spécifications techniques ne seront connues qu’à la publication du Décret Royal.
Facturation électronique au Danemark
Le Danemark a mis en place un système de facturation électronique appelé « NemHandel » pour faciliter les échanges commerciaux et rationaliser les processus administratifs. Ce système permet aux entreprises d’émettre et de recevoir des factures électroniques de manière simplifiée.
Depuis 2005, l’e-invoicing est devenu obligatoire pour les flux B2G. Afin d’échanger leurs factures sur les marchés publics, les sociétés danoises doivent utiliser la plateforme nationale NemHandel. Pour être transmises, les factures doivent respecter la norme OIOUBL (format UBL) et utiliser les services web comme spécifié dans OIORASP (OIO Reliable Asynchronous Secure Profile).
Dans le cadres des échanges B2B, aucune obligation n’a été promulguée. Les sociétés peuvent échanger des factures au format électroniques sur la base du volontariat et si les deux parties en conviennent. En 2022, le Parlement danois a adopté la loi comptable pour les systèmes de comptabilité numériques. Cette loi impose notamment aux logiciels de comptabilité d’être en capacité d’émettre, de recevoir, de traiter et d’archiver des factures électroniques. De ce fait, la facturation électronique devrait devenir la norme pour la facturation B2B danoise.
Quelles entreprises sont concernées ? Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, soumises à des obligations de déclaration annuelle à l’Erhvervsstyrelsen (ERST / administration fiscale danoise) seront concernées dès le 1er juillet 2024. Les sociétés n’étant pas tenues de soumettre un rapport annuel à l’ERST mais dont le chiffre d’affaires est supérieur à 300 000 KK pendant deux années consécutives seront quant à elles concernées à partir de 2026.
Pour se conformer aux exigences de la facturation électronique au Danemark, les entreprises doivent s’assurer de disposer des outils et des systèmes appropriés pour générer et transmettre des factures électroniques.
Facturation électronique en Allemagne
Comme dans beaucoup de pays européens, la facturation électronique est obligatoire en Allemagne pour les administrations publiques ainsi que pour les fournisseurs du gouvernement central et du land de Brême. En revanche, pour les échanges B2B, aucune obligation n’est en place à ce jour. Les entreprises peuvent recourir au e-invoicing sur la base du volontariat et sous réserve de l’acceptation du destinataire.
Les choses devraient, cependant, évoluer dans les prochaines années. En effet, le parlement du Bundestag allemand a appelé à l’adoption de la facturation électronique obligatoire pour le B2B afin de lutter contre la fraude à la TVA.
Le gouvernement n’a, pour l’heure, pas confirmé de date de mise en œuvre. Nous n’avons pas non plus d’information sur le régime de facturation électronique que pourrait choisir les allemands. Nous savons simplement qu’il reposerait sur la norme européenne EN 16931.
Facturation électronique en Autriche
L’utilisation du e-invoicing en Autriche n’est obligatoire que pour les entités publiques centrales, fédérales et municipales. Dans le secteur privé, soit pour le B2B, il n’existe pas d’obligation. Les entreprises peuvent échanger des factures au format électronique si elles le souhaitent.
Les entreprises autrichiennes peuvent envoyer leurs factures électroniques de deux manières :
- Via la plateforme nationale Unternehmensservice, au format ebInterface, qui est un format XML
- Via le réseau PEPPOL eDelivery, au format UBL.
L’utilisation du réseau PEPPOL concerne davantage les transactions avec des entreprises étrangères qui n’auraient pas de numéro de TVA autrichiens et qui, de ce fait, ne pourraient pas échanger de factures avec le portail national.
Conclusion : TX2 CONCEPT vous accompagne au niveau européen
Chacun de ces pays a mis en place des réglementations spécifiques pour encadrer la facturation électronique et encourager les entreprises à adopter cette pratique.
La transition vers la dématérialisation des factures présente de nombreux avantages pour les entreprises, tels que la réduction des coûts administratifs, l’accélération des processus de facturation et de paiement, la simplification de la gestion des documents et la réduction de l’empreinte carbone grâce à la diminution de l’utilisation de papier.
Il est essentiel pour les entreprises de se conformer aux réglementations spécifiques de chaque pays, en utilisant les formats de données appropriés. Les entreprises doivent investir dans des solutions logicielles conformes aux exigences techniques et former leur personnel sur les procédures et les normes en vigueur. Il est essentiel pour chaque entreprise de choisir un prestataire capable de leur proposer des solutions adaptées.
Chez TX2 CONCEPT, nous sommes en capacité de vous accompagner dans la mise en conformité dans chaque pays européen. Nous accompagnons déjà différents clients dans l’échange de factures dématérialisées avec le SDI, plateforme nationale italienne.
En France, nous nous positionnons comme Plateforme de Dématérialisation Partenaire, PDP, pour 2024. Nous sommes en capacités de vous accompagner de la mise en place de solutions afin d’envoyer vos factures et vos données de e-reporting sur le Portail Public de Facturation, le PPF.
Notre solution de dématérialisation de facture, TX2 Cloud, permet un traitement automatisé des factures. Elle est en capacité de gérer tous types de formats : EDI (normes EDIFACT, X12, TRADACOM, etc.), Factur-X, PDF, XML…
Héritage de notre expertise EDI, nous sommes interopérables avec de nombreuses plateformes et réseaux d’interopérabilités. Nous bénéficions aussi d’une certaine expertise ERP. Cela nous permet de nous interfacer avec la majorité des logiciels de gestion du marché.
En tant qu’expert, nous sommes là pour vous accompagner et vous conseiller sur la solution la plus adaptée à vos besoins. N’hésitez pas à planifier un rendez-vous avec l’un de nos experts ou à nous contacter par mail.
