Tout comme les acteurs du secteur automobile, les acteurs du retail et de la grande distribution ont été les pionniers dans l’utilisation de l’EDI. En effet, cette technologie est utilisée depuis plus de 30 ans dans ces secteurs.
L’EDI permet aux entreprises du retail de dématérialiser l’ensemble des documents échangés avec leurs partenaires. Cette solution vient remplacer les processus manuels de traitement et d’envoi de ces documents par mail, fax ou même courrier papier qui sont consommateurs de temps mais également d’argent.
Les entreprises du retail et de la grande distribution échangent un grand volume de documents au quotidien. L’EDI leur permet de gagner en efficacité en réduisant notamment les délais de traitement des commandes et des factures.
Voyons ensemble comment l’EDI est utilisé dans le retail.
Petit rappel sur l’EDI
De manière générale, l’EDI ou l’Echange de Données Informatisé permet de remplacer les documents au format papier par des documents électroniques. Ces documents correspondent à des messages EDI. L’EDI permet aux entreprises de dématérialiser leurs documents commerciaux tels que les bons de commandes, les factures, les avis d’expédition, etc.
Les solutions EDI permettent d’intégrer directement ces documents dans les systèmes de gestion, type ERP, des entreprises. Pour qu’ils puissent être gérés de manière automatique, ces messages doivent respectés un format standard. Dans le retail et la grande distribution, l’un des standards les plus utilisé est l’EDIFACT.
Exemple de messages EDI utilisés dans le retail et la grande distribution
On peut classer les types de messages EDI utilisés dans ce secteur en 3 catégories :
- Les messages Commerciaux échangés entre les fournisseurs et les acheteurs (ici, les enseignes de la grande distribution par exemple) ;
- Les messages Logistique échangés entre les fournisseurs et les prestataires logistiques ;
- Les messages Transport échangés entre les fournisseurs et les transporteurs.
Voyons un peu plus en détail les types de messages commerciaux les plus utilisés :
| Type de message | Description | Message EDI – EDIFACT |
| Bon de commande | Envoyé par l’acheteur à son fournisseur pour commander des biens | ORDERS |
| Réponse à la commande | Envoyé par le fournisseur à l’acheteur pour les informer si la commande envoyée sera conforme à la commande originale | ORDRSP |
| Avis d’expédition | Envoyé par le fournisseur à l’acheteur pour lui dire quand et comment sera livrée la commande | DESADV |
| Facture | Envoyé par le fournisseur à l’acheteur afin de demander le paiement des biens commandés | INVOIC |
| Avis de paiement | Envoyé par l’acheteur au fournisseur pour confirmer le paiement | REMADV |
Voyons également les principaux messages Logistiques :
| Type de message | Description | Message EDI – EDIFACT |
| Avis d’approvisionnement | Envoyé par le fournisseur au prestataire logistique pour le prévenir de l’approvisionnement de l’entrepôt | DESADV |
| Avis de livraison | Envoyé par le prestataire logistique au fournisseur pour l’informer de l’expédition des marchandises | DESADV |
| Avis de réception | Envoyé par le prestataire logistique au fournisseur pour l’informer de la bonne réception des marchandises | RECADV |
| Mouvement de marchandises | Envoyé par le fournisseur au prestataire logistique pour l’informer de la préparation d’une nouvelle commande | INSDES |
| Situation et mouvements de stock | Envoyé par le prestataire logistique au fournisseur pour l’informer de l’état des stocks des marchandises dans l’entrepôt | INVRPT |
Pourquoi l’EDI est utilisé dans le retail et la grande distribution ?
Les acteurs du retail et de la grande distribution, que ce soit du côté des enseignes ou des fournisseurs, doivent être en capacité de gérer un grand nombre de commandes et de livraison dans des délais toujours plus serrés. L’EDI permet l’automatisation des processus de gestion des documents, ce qui facilite, accélère et fiabilise les échanges.
Une commande passée par une enseigne de la grande distribution peut parfois préciser des quantités différentes de marchandises en fonction de différents lieux de livraisons, ce qui complexifie le traitement des documents commerciaux. De plus le volume de documents échangés est souvent important. En multipliant le nombre de documents par le temps de traitement nécessaire pour qu’un employé les traite, on observe rapidement l’utilité d’automatiser tout ce processus. Cela est vrai aussi bien pour des raisons de gain de temps, que des raisons économiques.
A titre d’exemple, le traitement lié à la réception d’une facture coûte 10€ de moins au format électronique qu’au format papier. En émission, la différence est de 6,45€. Rapporté au nombre de factures gérées par une entreprise, cela peut engendrer des gains considérables.
Grâce à l’EDI Retail et Grande Distribution, le risque d’erreurs est réduit et les délais de traitement sont largement raccourcis ce qui apporte un avantage compétitif certain aux entreprises. Des traitements qui pouvaient prendre plusieurs jours, peuvent être gérés électroniquement en quelques minutes. L’EDI permet alors aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les solutions TX2 CONCEPT pour le retail et la grande distribution
Chez TX2 CONCEPT, nous sommes experts en EDI depuis 1991. Nous avons accompagné un grand nombre d’entreprises du retail et de la grande distribution dans la mise en place de solutions EDI.
Nous proposons différentes solutions spécifiques à ces secteurs :
- Une solution EDI intégrée à votre ERP / GESCOM, en SaaS ou en licence
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Nous disposons d’une équipe dédiée au secteur du retail. Vous serez donc accompagné et conseillé par des experts spécialistes de votre secteur.
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