Vous souhaitez automatiser les échanges d’informations avec l’ensemble de vos fournisseurs grâce à l’Echange de Données Informatisé (EDI) ? Optez pour le déploiement d’un EDI fournisseurs.
Cette solution vous permet d’automatiser les échanges avec vos fournisseurs. Vous pouvez, par exemple, automatiser le processus de gestion de l’envoi de la commande à la réception de la facture, en passant par la réception de l’avis d’expédition. Il est possible de déployer une telle solution avec tous vos fournisseurs, quelle que soit leur taille.
Rappel sur l’Echange de Données Informatisé
L’Echange de Données Informatisé permet de remplacer les documents papiers échangés entre des entreprises. Avec une solution EDI, une entreprise échange ses documents commerciaux avec ses partenaires de manière automatique via des messages standardisés.
Les commandes, avis d’expédition ou encore les factures, par exemple, sont échangés directement grâce à une connexion ordinateur-à-ordinateur et peuvent être intégrés automatiquement dans le système de gestion, type ERP, ou le logiciel de comptabilité des partenaires.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l’EDI, n’hésitez pas à consulter notre article Qu’est-ce que l’EDI ? Explications simples et claires.
Quels sont les acteurs d’un projet EDI fournisseurs ?
De manière générale, dans un projet EDI on retrouve d’un côté le Donneur d’ordre et de l’autre ses fournisseurs. Pour être le plus clair possible et s’assurer que nous parlons bien le même langage, faisons un petit rappel.
On appelle Donneur d’ordre l’entreprise qui commande des biens et/ou des services auprès d’un fournisseur. Un donneur d’ordre est donc un acheteur, soit généralement un client. Dans le cadre d’un déploiement EDI fournisseurs, c’est le donneur d’ordre qui est à l’initiative de ce déploiement. C’est lui qui souhaite généraliser l’EDI avec l’ensemble de ses fournisseurs. C’est donc lui qui va pouvoir imposer ses messages, ses normes, son calendrier, etc.
Les 5 étapes d’un déploiement EDI fournisseurs
Voici les 5 grandes étapes à suivre pour un déploiement EDI fournisseurs réussi :
1. Phase d’embarquement fournisseurs : Etat des lieux des fournisseurs
Cette première étape consiste à prendre contact avec l’ensemble des fournisseurs que vous souhaitez intégrer à ce projet. Vous devez donc faire un état des lieux pour déterminer :
- Quels sont les fournisseurs à embarquer
- Quels sont les fournisseurs en capacité d’échanger des flux en EDI, qu’ils soient déjà équipés d’une solution EDI ou non.
Il est tout à fait possible de déployer l’EDI par « vague ». Dans ce cas, vous pouvez regrouper vos fournisseurs en fonction de différents critères, tels que le chiffre d’affaires, les partenaires les plus stratégiques ou encore en fonction du volume de documents échangés.
Du côté de vos fournisseurs, différentes situations sont possibles :
- Votre fournisseur dispose d’une solution EDI intégrée : Il doit effectuer les développements et adaptations de son système afin de mettre en place les nouveaux flux. De notre côté, nous nous chargeons de qualifier le fournisseur via un portail d’homologation et de planifier la mise en production.
- Il ne dispose pas de solution EDI mais il est en capacité de la mettre en place en intégration avec son ERP : Nous lui proposons une solution EDI en mode SaaS ou en licence.
- Il ne souhaite pas ou n’est pas en capacité d’installer une solution EDI en intégration avec son ERP : Nous lui proposons une solution de Web EDI. Nous verrons celle-ci plus en détail un peu plus bas.
Il est préférable que cette étape soit réalisée en interne, au vu de la relation client-fournisseur existante. Néanmoins, si vous le souhaitez, cette étape peut également être réalisée par votre prestataire EDI.
2. Définition du cahier des charges
Avec l’objectif d’éviter la multiplication des règles de gestion spécifiques du côté client, il est essentiel de définir un cahier des charges EDI qui va s’imposer aux fournisseurs. Celui-ci défini notamment les messages à échanger, les normes ou standards utilisés, les protocoles de communication possibles et les données qui devront être présentes dans les fichiers d’échange. Il sera diffusé à vos partenaires en amont et permettra de simplifier les étapes suivantes du projet.
De notre côté, TX2 CONCEPT a un rôle de conseil technique lors de cette étape. C’est votre ERP qui sera en mesure de nous indiquer quelles sont les données qu’il est possible d’intégrer dans les fichiers d’échanges.
3. Communication auprès des fournisseurs
Maintenant que vous avez identifié les fournisseurs et spécifié les cahiers des charges, l’étape suivante est la communication des éléments techniques auprès de vos fournisseurs.
Vous avez alors deux possibilités : prendre en charge cette communication en interne ou déléguer cette tâche à votre prestataire.
L’objectif ici est de transmettre aux fournisseurs une lettre d’embarquement ainsi qu’un guide utilisateur du portail de qualification (cf. étape 5). En fonction des retours reçus, il conviendra de contacter les fournisseurs et de confirmer leur intégration dans le projet.
Lors de cette communication, nous vous conseillons d’expliquer à vos partenaires les bénéfices qu’ils peuvent retirer de ce passage à l’EDI. Ils seront alors plus enclins à vous suivre dans ce projet.
4. Mise en place de la solution EDI
Cette étape diffère selon votre situation actuelle :
- Vous possédez notre solution EDI Client en mode SaaS ? Notre plateforme TX2 Business Linked® reste inchangée. Les nouveaux flux transiteront dessus.
- Vous possédez une solution EDI Client SaaS d’un prestataire EDI tiers ? Deux possibilités s’offrent à vous : soit vous choisissez de passer chez TX2 CONCEPT pour l’ensemble de la partie EDI Fournisseurs, soit vous utilisez votre plateforme actuelle. Dans ce cas, votre prestataire devra mettre en place les flux EDI que nous aurons définis ensemble préalablement. Nous nous chargerons simplement de la partie embarquement fournisseurs.
- Vous ne possédez pas de solution EDI ? Vous devrez opter pour une solution EDI proposée par TX2 CONCEPT ou un autre prestataire.
Cette étape repose également sur la collaboration entre votre prestataire EDI et votre éditeur ERP afin de définir une structure de fichier. En effet, les flux devront faire l’objet d’une traduction entre le fichier normé défini dans le cahier des charges et le fichier fourni par votre ERP.
5. Portail de qualification et d’homologation fournisseur
Il est maintenant temps d’embarquer vos fournisseurs en leur permettant éventuellement de se qualifier via un portail d’homologation.
Cette étape permet de créer les relations entre vous et vos fournisseurs. C’est la mise en place du mode de communication. Il s’agit également de tester les flux fournisseurs. Nous vérifions ainsi la conformité des messages EDI et documents échangés.
Une fois la qualité des messages testée, le passage en production peut débuter. Vous pouvez commencer à envoyer vos documents au format EDI à vos fournisseurs.
Généralisation de l’EDI avec vos fournisseurs : Quels avantages attendre ?
Généraliser les échanges dématérialisés avec vos partenaires permet d’augmenter les avantages apportés par l’EDI. Plus le nombre de partenaires et de messages augmente, plus vous maximisez ces bénéfices.
Grâce à l’échange de données informatisé vos équipes administratives, achats et commerciales gagnent en productivité et en performance. La réduction des délais de réponse de vos partenaires et l’automatisation permise par l’intégration automatique de tous vos flux leur apporter rapidité et efficacité.
Vous réduisez vos coûts de traitement et améliorez la traçabilité de vos échanges. Ceci est rendu possible car l’EDI permet de limiter le nombre d’intermédiaires et d’accéder à l’historique complet de vos flux.
Ces avantages permettent de fait une amélioration de la qualité de vos relations commerciales grâce à une diminution du risque de litiges.
Le déploiement de l’EDI côté fournisseurs
Voyons maintenant comment fonctionne le déploiement EDI fournisseur du côté des fournisseurs.
La mise en place de l’EDI côté fournisseur
Comme nous le disions précédemment, si vos fournisseurs ne disposent pas de solution EDI, nous leur proposons différentes solutions adaptées à leurs besoins.
Ils peuvent opter pour une offre d’EDI en SaaS ou en licence intégrée à leur ERP.
Ils peuvent également opter pour une solution light appelée Web EDI. Celle-ci s’adapte à tous les fournisseurs qui n’auraient pas la capacité de mettre en place un EDI intégré à un ERP. Le fournisseur dispose alors d’une plateforme en ligne qui lui permet de recevoir ses commandes et d’envoyer manuellement ses avis d’expédition et factures.
Pour le donneur d’ordre, ce choix est totalement transparent. Les flux s’échangent de la même manière.
Les erreurs à éviter côté fournisseurs
- Voir le passage à l’EDI comme une contrainte imposée par votre Donneur d’ordre
Afin de maintenir de bonnes relations commerciales avec votre client, vous répondez favorablement à sa demande mais cela vous semble une contrainte importante ? Sachez tout d’abord que dans le cadre d’un déploiement EDI fournisseurs, l’essentiel des coûts peuvent être supportés par votre client. Cela vous permet de bénéficier des avantages de l’EDI sans supporter la totalité des coûts qui y sont associés. L’EDI peut largement simplifier vos processus internes et vous faire gagner en productivité.
- Ne pas prendre en compte le fait que plusieurs Donneurs d’ordre peuvent souhaiter passer en EDI
Dans un souci d’efficacité, il est important de considérer le fait que plusieurs de vos clients peuvent utiliser l’EDI. Il peut être pertinent de généraliser l’EDI à tous vos clients.
Chacun d’entre eux peut demander un format EDI qui lui est propre et utiliser des normes EDI différentes. En vous renseignant au préalable auprès de vos partenaires sur leur volonté à utiliser l’EDI et les normes qu’ils utilisent, vous évitez la multiplication des mappings de traduction.
En effet, admettons que l’un de vos Donneurs d’ordre vous propose deux normes différentes : D93a et D96a. Si vous ne vous êtes pas renseigné auprès de vos autres clients, vous pourriez être tenté de choisir la norme D93a alors que la majorité de vos autres clients utilisent la D96a. Vous aurez donc 2 traductions à gérer au lieu d’une seule. En faisant un état des lieux de vos clients, vous pourriez réduire vos coûts de mise en œuvre.
- Ne pas prioriser les messages à mettre en place
Mais par quel message commencer ? Voyez en interne quels sont les gains apportés par chaque type de message et vous saurez par où commencer. Attention cependant car vos Donneurs d’ordre vont quant à eux souhaiter les messages pour lesquels ils ont les gains les plus importants. Tentez de trouver le juste équilibre entre vos besoins et les leurs. TX2 peut vous accompagner et vous conseiller lors de cette étape.
- Oublier que vous êtes également le client de divers fournisseurs
Vous passer à l’EDI avec certains ou la totalité de vos clients alors pourquoi ne pas le généraliser avec vos fournisseurs également ? Cela vous permet d’optimiser au maximum les bénéfices de votre nouveau système EDI.
Dans ce cas, vous pouvez vous-même lancer votre propre déploiement EDI fournisseurs ! Les étapes vues précédemment s’appliquent alors à ce nouveau projet.
Si vous avez des questions ou souhaitez en savoir davantage sur notre offre EDI fournisseurs, n’hésitez pas à nous contacter.
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