Le Web EDI est probablement la solution EDI la plus simple et économique à mettre en place. Mais attention, cette technologie n’est pas adaptée à toutes les entreprises. Dans cet article, nous allons vous expliquer pourquoi le Web EDI est particulièrement adapté aux petites et moyennes entreprises ainsi qu’aux très petites entreprises.
Pour commencer voyons ce qu’est le Web EDI et à quoi il sert.
Qu’est-ce que le Web EDI ?
Le Web EDI est une solution qui vous permet d’échanger des documents commerciaux avec vos clients et fournisseurs sous forme de messages EDI. Cette communication avec vos partenaires est rendue possible grâce à une simple connexion Internet et un PC. Vous êtes ainsi en mesure de répondre aux exigences de vos donneurs d’ordres avec rapidité et efficacité.
Ce système vous permet d’envoyer, recevoir et traiter vos documents électroniques au format EDI en passant par un simple portail web. Nous verrons juste après comment cela fonctionne techniquement et quelles sont les étapes de ce processus.
Vous pouvez créer et modifier vos documents très simplement. Vous pouvez également les afficher et les imprimer en clair, dans un format lisible. Aucune compétence informatique n’est requise de votre côté. C’est la plateforme web qui se charge de traduire vos documents au format EDI attendu par vos partenaires et de leur transmettre.
Choisir son Web EDI
Il est fréquent que les donneurs d’ordres de la Grande Distribution ou de l’Industrie Automobile incitent leurs fournisseurs à passer à l’EDI. Pour les y aider, ils leurs proposent une solution de Web EDI directement intégrée à leur propre système EDI. C’est ce que l’on appelle une architecture « hub and spoke ».
Dans ce cas, votre donneur d’ordre possède une solution EDI en mode Saas ou en licence et une plateforme web sur laquelle vous pouvez vous connecter pour échanger vos documents. C’est le système de votre partenaire qui se charge de traduire le documents EDI au format attendu.
Cette solution est pertinente si vous n’échangez vos documents en EDI qu’avec un seul et unique partenaire. En revanche, si vous passez à l’EDI avec plusieurs partenaires commerciaux, il est plus pertinent d’opter pour un Web EDI unique qui va centraliser l’ensemble de vos flux EDI.
Fonctionnement du Web EDI
Le fonctionnement du Web EDI n’est pas compliqué. Il vous suffit de vous connecter sur le portail Web à l’aide de vos identifiants. Sur cette interface, vous trouvez des formulaires vous permettant d’échanger avec vos clients et fournisseurs.
Par exemple, vos partenaires commerciaux vous envoient leurs commandes sous forme de messages EDI (ORDERS). De votre côté, vous les recevez sur votre interface web en clair, c’est-à-dire, dans un format lisible classique. Il vous est possible d’exporter vos commandes vers votre logiciel de gestion si vous en possédez un.
Vous pouvez ensuite émettre vos avis d’expédition en remplissant les champs du formulaire. Ce formulaire peut être préremplie soit à partir d’une commande reçue sur le portail Web EDI, soit à partir de données importées de votre logiciel interne. Ce document est ensuite envoyé en EDI (DESADV) à votre partenaire.
Il vous est également possible d’envoyer vos factures électroniques par ce biais (INVOIC).
A chaque envoie de document, le portail Web EDI se charge de vérifier vos données et de les traduire au format attendu par votre donneur d’ordre. Celui-ci recevra votre document directement dans son système EDI. De votre côté, vous disposez des documents dans un format lisible sur l’interface Internet.
Pourquoi le Web EDI est la solution privilégiée pour les PME et TPE ?
Le Web EDI n’est pas une solution EDI intégrée, c’est-à-dire, qu’elle n’est pas connectée avec vos logiciels internes type ERP. C’est la principale limite de ce type de solution.
De ce fait, c’est une solution qui convient aux entreprises qui n’échangent qu’un faible volume de documents EDI, soit majoritairement les PME et TPE. Pour ces entreprises, investir dans un système EDI classique plus complet ne serait pas rentable. C’est donc la solution la plus adaptée pour répondre aux exigences de leurs donneurs d’ordres sans subir d’investissement lourd.
Quels sont les avantages du Web EDI ?
Le Web EDI va avoir des avantages différents si vous êtes un donneur d’ordre ou si vous êtes une PME ou TPE.
Les avantages pour les PME et TPE
En tant qu’entreprise de petite ou moyenne taille, le Web EDI à l’avantage d’être la solution EDI la plus économique. Les coûts d’installation et d’exploitation sont fortement réduits par rapport à une solution EDI classique.
De plus, aucune compétence informatique n’est exigée. La prise en main est facile et rapide.
Le portail web est accessible de n’importe où, 24h/24, 7j/7.
Les échanges avec vos partenaires sont facilités et accélérés. Vous bénéficier d’un gain de temps, d’une fiabilisation de vos échanges et réduisez le risque d’erreurs et donc de litiges.
Vous gagnez en transparence et en traçabilité car vous pouvez suivre l’état des commandes, factures, etc. sur le portail Web EDI.
De plus, vous vous assurez d’être toujours en conformité avec les réglementations en vigueur.
Les avantages pour les donneurs d’ordres
En tant que donneur d’ordre, proposer une solution de Web EDI à vos partenaires commerciaux vous permet de généraliser les échanges EDI. La centralisation de tous vos échanges est un avantage certain pour l’efficacité de vos processus.
Vous évitez au maximum le traitement manuel chronophage, ce qui accélère vos processus. De plus, c’est un investissement peu coûteux et cela n’a pas d’impact sur votre environnement EDI.
Le Web EDI pour les PME et les TPE avec TX2 CONCEPT
Le Web EDI avec TX2 CONCEPT, c’est une interface web unique qui vous permet d’échanger vos documents électroniques avec tous vos partenaires commerciaux. Vous répondez aux demandes de vos donneurs d’ordres tout en maîtrisant votre budget.
Nous proposons une offre adaptée aux acteurs de la Grande Distribution et de l’Industrie Automobile. De plus, notre solution de Web EDI est compatible avec la dématérialisation fiscale de factures. Pour rappel, celle-ci deviendra progressivement obligatoire à partir de 2024 pour toutes les entreprises. Chez TX2 CONCEPT, nous vous accompagnons afin de trouver la solution la plus adaptée à vos besoins.
Pour en savoir plus sur notre Web EDI, n’hésitez pas à nous contacter, nous serons ravis de vous conseiller et vous accompagner dans votre projet :
- Mail : commercial@tx2.fr
- Téléphone : +33 2 38 69 65 43
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