Pour rappel, une facture est un document comptable qui atteste de l’achat ou de la vente d’un bien ou d’un service. C’est-à-dire qui prouve la dette d’un client envers un fournisseur. Elle vient concrétiser une transaction commerciale en complément de la commande, du bon de livraison ou de tout autre document de ce type.
Une facture possède différents rôles et doit contenir un certain nombre de mentions légales obligatoires que nous allons voir ensemble.
Avec la digitalisation des entreprises et des processus, de plus en plus d’acteurs dématérialisent tout ou partie de leurs documents commerciaux, logistiques et/ou administratifs. C’est notamment le cas des factures. On observe depuis plus de 10 ans un développement croissant de la facture électronique.
Voyons pourquoi il est intéressant d’y passer, quelles options s’offrent à vous et comment les mettre en place.
Les rôles de la facture
La facture, peu importe son format, a un rôle essentiel. Elle a différentes fonctions pour une entreprise :
- Commerciale car elle reprend les éléments convenus entre les parties.
- Comptable car elle contient les sommes dues et la nature des biens et/ou services vendus.
- Fiscale car elle précise les taux et montants de TVA.
- Légale car elle sert de preuve en cas de litige pour donner raison à l’une ou l’autre des parties. A condition que celle-ci soit conforme et qu’elle comporte les mentions légales obligatoires que nous allons voir dès à présent.
Facture : Liste des mentions légales obligatoires
Afin d’être considérée comme conforme légalement une facture doit contenir certaines mentions obligatoires :
- La raison sociale et l’adresse complète du vendeur ;
- Le numéro individuel d’identification à la TVA du fournisseur ;
- Le numéro d’identification et la mention RCS suivi du nom de la ville où se situe le greffe d’immatriculation ;
- Le numéro unique de la facture ;
- La date de la facture ;
- La raison sociale et l’adresse complète de l’acheteur ;
- Le numéro de TVA de l’acheteur ;
- La date d’opération ;
- La date d’échéance, les conditions d’escomptes, de pénalité et l’indemnité forfaitaire ;
- La dénomination précise des bien vendus ou services fournis ;
- La quantité de produits facturés ;
- Les réductions de prix ;
- Le prix unitaire HT ;
- Le taux de TVA ;
- Le récapitulatif de TVA par taux de TVA ;
- Le montant total hors taxe ;
- Le montant total de TVA ;
- La raison sociale du siège social, sa forme juridique et son capital social associé à la devise.
Maintenant que nous avons rappelé les bases de la facturation, voyons pourquoi vous devriez passer à la dématérialisation de facture.
Les avantages de la dématérialisation de factures
Vous êtes adeptes des factures papiers et vous vous demandez pourquoi vous devriez changer vos méthodes ?
Pour commencer, la facture électronique vous permet de diminuer vos coûts administratifs. Comment ? En supprimant le papier, l’impression, l’affranchissement, les ressaisies et en limitant les risques de pertes de documents, vous faites des économies. De plus, vous réduisez également vos coûts d’archivage car vous n’avez plus besoin d’un lieu physique de stockage.
Concrètement, cela permet de réduire considérablement le coût d’une facture. De manière générale, une facture sortante coûte 6,45€ de moins au format électronique qu’au format papier tandis qu’une facture entrante coûtera 10€ de moins au format électronique. Le coût correspond ici à la totalité des coûts liés à la facturation tels que l’impression, l’enveloppe, l’envoi, les relances pour paiement, la gestion des litiges, le paiement, l’archivage et autres traitements. *
La dématérialisation vous permet aussi d’automatiser vos processus. Vous gagnez en rapidité de traitement des données, limitez les risques d’erreurs et sécurisez davantage vos informations. De la même manière, l’accès et le suivi des informations de facturation sont améliorés. Les données sont centralisées et accessibles immédiatement. De plus, la traçabilité de vos factures est assurée.
Ensuite, cela vous permet améliorer vos relations avec vos partenaires commerciaux grâce notamment à la fiabilisation des données, au traitement plus rapide et à la diminution des litiges. La facture électronique vous permet également de répondre aux exigences de vos donneurs d’ordres.
*Sources : Etude Arthur D. Little pour le compte de Deskom en 2004 et étude de Billentis en 2013.
Mais en clair, qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Contrairement à une facture classique au format papier, une facture électronique est « créée, émise, reçue et conservée sous format électronique ». * C’est-à-dire, qu’elle n’existe pas au format papier, l’original est au format électronique. Une facture papier scannée n’est donc pas considérée comme une facture électronique.
Pour qu’une facture électronique soit conforme, trois grands principes doivent être garantis :
- L’authenticité de l’origine qui garantit l’identité de son émetteur ;
- L’intégrité du contenu qui garantit que les données n’ont pas été altérées ;
- La lisibilité de la facture.
*Source : La facture électronique, mes premiers pas – GS1 France
Les trois modes d’échanges des factures électroniques
Il existe trois façons d’échanger des factures électroniques avec vos partenaires commerciaux pour que celles-ci soient conformes légalement :
La première méthode : la piste d’audit. Ici, vous envoyez vos factures électroniques sous le format convenu avec vos partenaires. Pour prouver la conformité de ces factures, vous devez être capable, en cas de contrôle par l’administration fiscale, de prouver que vous avez bien contrôlé lesdites factures. Nous verrons un peu plus bas comment faire ce type de contrôle.
La seconde méthode est la signature électronique. Dans ce cas, vous envoyez de la même manière vos factures par voie électronique au format convenu avec vos partenaires commerciaux. Cette fois-ci c’est une signature électronique qui va venir sécuriser votre facture. Nous vous expliquons comment la mettre en place juste après.
Enfin, la dernière méthode correspond à l’EDI complet. Cette méthode diffère car vos factures sont échangées par EDI via un canal de communication et un format structuré normé convenus avec vos partenaires.
A savoir que votre mode d’échange peut être différent de ceux de vos partenaires. Il peut aussi être différent de votre côté d’un partenaire commercial à l’autre.
Comment choisir entre ces trois options ?
Comme nous vous l’expliquions précédemment, il vous est possible d’associer plusieurs modes d’échange de facture électronique. Vous êtes alors en mesure de vous adapter aux besoins techniques de vos partenaires en leur offrant une flexibilité quant au format de facture.
C’est en analysant minutieusement vos besoins ainsi que ceux de vos clients et/ou fournisseurs que vous allez déterminer la solution la plus adaptée.
Comment mettre en place la piste d’audit ?
En clair, la piste d’audit c’est être capable en interne de contrôler la cohérence et l’exhaustivité de vos factures par rapport à vos autres documents commerciaux. Par exemple, s’assurer que les données d’une facture correspondent bien aux données de la commande correspondante.
Les contrôles de la piste d’audit
Pour se faire, des contrôles organisés et permanents doivent être mis en place. Ils doivent assurer que les données de la facture sont complètes et exactes. Elles ne doivent pas avoir été modifiées. Il faut aussi vérifier qu’elle « est adressée à la bonne personne et au bon moment » * et que toutes les mentions obligatoires y figurent. Cette liste n’est pas exhaustive, pour voir les autres points de contrôles vous pouvez consulter le site impot.gouv.
Vos contrôles doivent être documentés. Ainsi, en cas de contrôle par l’administration fiscale vous pourrez prouver que vos contrôles ont bien été effectués. Cette documentation doit comporter toutes les pièces justificatives du processus de facturation de la commande à l’archivage des documents.
*Source : Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20)
La piste d’audit : Les éléments à archiver
Tout comme pour les factures papier, le droit commercial impose de conserver la facture originale pendant 10 ans. Dans le cadre de la piste d’audit vous devez également conserver toute la documentation ayant permis vos contrôles internes.
Comment mettre en place la signature électronique ?
La signature électronique permet d’identifier l’origine d’une facture et de garantir son intégrité. Avant d’opter pour cette méthode, voyons quels éléments sont à prendre en considération.
Prérequis et fonctionnement de la signature électronique
Tout d’abord, vous devez avoir l’accord de votre partenaire commercial avant de lui transmettre des factures électroniques signées. Cette méthode implique que le destinataire de la facture soit en capacité de vérifier la validité de la signature électronique. Si tel est le cas, l’émetteur de la facture doit « acquérir un certificat électronique qualifié auprès d’une autorité de certification et un dispositif sécurisé de création de signature » *.
Pour faire simple, au moment de l’envoi de la facture, l’émetteur la signe électroniquement grâce à son dispositif sécurisé de création de signature. Cela créer une « empreinte unique » qui correspond à la signature électronique. Le destinataire reçoit alors la facture, la signature électronique ainsi que le certificat électronique. Ces éléments lui permettent de vérifier la validité de la signature.
Signature électronique : Les éléments à archiver
Avec ce mode d’échange vous devez conserver la facture, la signature électronique qui y est associée et également le certificat électronique pendant une durée de 10 ans.
Comment mettre en place l’EDI complet ?
Utiliser l’EDI complet comme méthode d’échange de factures revient à échanger de manière automatique des ensembles structurés de données appelés « messages » entre deux systèmes d’information type ERP. Cela évite les ressaisies qui peuvent être source d’erreurs. Les factures sont alors intégrées directement dans le système d’information du destinataire.
Prérequis et fonctionnement de l’EDI complet
Pour se faire vous devez être équipé d’une solution « EDI complet » pour la facturation pour alimenter un fichier de vos partenaires ainsi qu’une liste récapitulative de vos documents échangés. Votre système doit permettre de restituer vos factures en clair, c’est-à-dire sous une forme lisible.
Pour rentrer dans le détail, avant l’envoi, le système de l’émetteur vérifie la conformité de la facture et la transmet au destinataire en alimentant la liste récapitulative. A la réception, le système du destinataire vérifie la conformité et alimente également la liste récapitulative.
Cette liste doit notamment comporter certaines mentions obligatoires : le numéro et la date de la facture, la date et l’heure du message, les montants hors taxes et les taxes applicables, les éléments d’identification de l’émetteur ou du récepteur ainsi que la version du logiciel utilisé.
EDI complet : Les éléments à archiver
Les factures au format structuré doivent être archivées avec les listes récapitulatives et le fichier de vos partenaires. Lors d’un contrôle de l’administration fiscale vous devez être en mesure de leur présenter les factures en format lisible.
TX2 E-INVOICING : Solution de dématérialisation de factures
Notre solution de facturation électronique vous permet de dématérialiser fiscalement vos factures sous tout format (EDI, XML, PDF…).
Cette solution est adaptée aux factures fournisseurs, clients ainsi qu’aux factures émises vers le secteur public.
Vous gérez les envois et réceptions de vos factures et acquittements. Vous pouvez les sauvegarder et les archiver selon les délais légaux. Et vous pouvez également suivre vos échanges de flux et consultez vos factures au format PDF.
Vos factures clients sont envoyées à vos destinataires dans le respect des contraintes légales. Cela passe par la traduction d’un fichier vers une facture au format EDI reconnu et intégrable par vos clients. Ces factures électroniques PDF peuvent être échangées via la méthode de la signature électronique pour garantir leur valeur légale.
Concernant les factures fournisseurs, elles sont directement intégrées à votre ERP, après une phase de reconnaissance de caractère et de traduction de l’information.
Enfin, concernant les factures à destination du secteur public, vous savez certainement que depuis le 1er janvier 2017 les factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et des établissements publics doivent être dématérialisées et échangées via la plateforme Chorus Pro. Notre solution permet de vous interfacer de façon automatisée à cette plateforme. Vous pouvez ainsi envoyer vos factures au format EDI ou PDF en toute simplicité et dans le respect des contraintes légales.
Si vous souhaitez en savoir plus ou être conseillé par l’un de nos experts, n’hésitez pas à nous contacter ou un à planifier un rendez-vous.
