L’EDI (échange de données informatisé) consiste à connecter divers systèmes d’information (ERP/GPAO) en utilisant un langage informatique commun. L’EDI permet une automatisation de l’envoi et l’enregistrement de toutes les transactions électroniques avec vos partenaires, en s’interfaçant à votre ERP ou GPAO. Mais comment passer à l’EDI et surtout comment bien mener son projet EDI ?
Le projet EDI, partie intégrante de la stratégie
Passer à l’EDI est un choix stratégique qui permet d’améliorer les performances de votre société. En effet, on recense un grand nombre d’avantages liés à la mise en place d’un projet EDI, tels que :
- Un gain de temps
- Une réduction des documents papiers et donc des frais
- Une diminution des délais de traitement et de facturation
- Une réduction des erreurs humaines
- Une traçabilité des échanges
La mise en œuvre d’un projet EDI
Pour mener un projet EDI à bien, il est important de définir l’ensemble des étapes fondamentales de la mise en œuvre.
Dans un premier temps, il est important de définir les objectifs à atteindre grâce à la mise en place du projet EDI. Cette étape va permettre d’organiser le projet de manière pertinente en fonction des besoins de votre entreprise et d’établir une liste de prérequis (caractéristiques techniques, besoins, disponibilités des équipements, des ressources matériels et humaines…).
Il est également primordial de déterminer les interlocuteurs, tant en interne (équipes techniques dédiées), qu’en externe (clients, fournisseurs, prestaires EDI…). L’équipe projet doit être composée de personnes ayant des compétences qui assurera une coordination fluide et efficace entre les différents départements (informatique, logistique, commercial…).
Si vous choisissez de mener un projet EDI avec un prestataire externe, comme pour tout projet, il est important d’accorder une grande importance au choix du prestataire.
Le choix du prestataire EDI
Il existe 5 indicateurs clés à prendre en compte dans le choix d’un partenaire EDI :
- Choisir un partenaire EDI orienté client et réactif : il est nécessaire de s’engager avec un partenaire composé d’une équipe fiable, réactive et disponible.
- Sélectionner un prestataire EDI disposant de plusieurs cordes à son arc : optez pour un prestataire qui est également éditeur de son propre logiciel EDI, ce qui vous assure d’évoluer conjointement et d’obtenir une grande flexibilité sur l’accompagnement de votre société avec diverses solutions, les plus adaptées.
- Préférer un partenaire EDI possédant des références pertinentes sur votre marché, vous vous assurerez d’obtenir les meilleurs conseils.
- Prêter attention à la simplicité, à la flexibilité et à la fiabilité, le bon partenaire EDI doit pouvoir répondre à vos besoins avec des solutions adaptées et intuitives.
- Demander des références, n’hésitez pas à contacter les clients des différents prestataires choisis pour juger de leur satisfaction, car c’est la meilleure preuve qualité qui existe.
Le déploiement du projet EDI
Il s’agit ensuite de déployer la solution EDI : débute alors la phase technique.
Le prestataire que vous avez choisi va s’occuper de paramétrer avec vous le système EDI le plus adéquat afin de répondre au mieux à vos besoins. Plusieurs solutions peuvent être envisagée en fonction de la taille de votre entreprise, du volume de flux géré par le système, de l’autonomie de vos équipes… Des solutions EDI en hébergement ou en licence peuvent être installées.
Une fois la solution installée, débutera l’étape de l’élaboration des mappings. Il s’agit là de traduire le fichier en sortie de votre ERP pour qu’il puisse être « intégré » par l’ERP de votre partenaire. Le fichier en sortie de votre ERP sera donc traduit dans la majorité des cas vers un fichier dit normé (EDIFACT, ANSCII12 …).
A la suite de la phase mapping, il sera important d’effectuer une phase de tests en « conditions réelles » avec l’équipe projet présente aux différentes étapes du projet EDI, avant sa mise en production effective. Après validation des tests garantissant le bon fonctionnement du projet EDI, on passe à la production.
Ce n’est pas terminé, pour garantir un maximum de succès, votre projet doit bénéficier d’un suivi pour veiller à la bonne progression de la solution (évolution projet, appui technique…) découlant d’une bonne communication ainsi que de bonnes relations avec votre prestataire EDI.
Par ailleurs, il faut savoir que votre projet peut être constamment enrichi, avec l’ajout de nouveaux partenaires, de nouveaux messages…
Pour toutes autres questions sur la mise en place d’un projet EDI ou si vous souhaitez en apprendre davantage sur les solutions proposées par TX2 CONCEPT, contactez-nous
