Vouloir mener un projet EDI, c’est être désireux de simplifier les communications entre votre entreprise et ses partenaires afin entre autres de résoudre des problèmes liés aux processus commerciaux et de les simplifier en mettant en place des échanges – sans intervention humaine – de fichiers électroniques directement entre vos systèmes d’information et ceux de vos partenaires. Cela peut aussi être dans certains cas, une véritable contrainte commerciale pour atteindre l’objectif d’un référencement (par exemple un viticulteur souhaitant référencer 2,3 produits auprès d’une enseigne de grande distribution).
Conduire un projet EDI, c’est s’organiser autrement
Mener un projet EDI, ce n’est pas compliqué en soit, mais comme tout nouveau projet dans une entreprise, cela requiert la mise en place d’une nouvelle organisation. Pour vous y aider, je vous relate dans cet article les étapes fondamentales à prendre en compte pour réussir l’implémentation de votre projet EDI.
1. La stratégie
Que souhaitez-vous atteindre grâce à la mise en œuvre de l’EDI au sein de votre entreprise (optimisation des processus pour satisfaire vos partenaires ? Réduction de vos coûts ? etc.) ? Il est important d’identifier les raisons afin de déployer votre projet le plus en adéquation avec vos besoins. Il est donc nécessaire d’établir l’ensemble des prérequis : caractéristiques techniques, disponibilité des équipements, besoins…
2. L’équipe projet
Assurez-vous de vous entourer des bonnes personnes, que ce soit en interne (siège social, filiales, succursales…) ou en externe (clients, fournisseurs, administrations, opérateurs logistiques…). Déployer un projet EDI nécessite des compétences qui doivent permettre la coordination fluide et efficace entre différents départements : informatique, administratif et financier, logistique, commercial…
3. Le prestataire EDI
Bon nombre d’organisations opte pour un prestataire EDI, car c’est une solution viable, simple et efficace, mais encore faut-il bien le choisir. Découvrez dès maintenant les critères à prendre en compte quant au choix d’un prestataire EDI.
4. Le déploiement de la solution EDI
La manière dont un système EDI est conçu dépend du nombre d’interactions requises voire personnalisées et du nombre de systèmes avec lesquels il va falloir échanger. Beaucoup de solutions EDI imposent leur propre structuration de données. Dans ce cas, il est très important de procéder à une analyse des données de vos systèmes internes et externes afin de vous assurer qu’ils correspondent à ce que requiert l’application pour la mise en place de l’EDI. Dans tous les cas, il sera nécessaire de procéder à un mapping, afin que les informations de votre système interne, lorsqu’elles seront transmises, aillent se ranger dans « les bons champs » du système de votre partenaire et vice versa.
5. La phase de test
Une fois votre solution technologique choisie et mise en œuvre, et avant sa mise en production effective, il est très important de réaliser des tests en « conditions réelles » avec des collaborateurs/partenaires présents aux différentes étapes du projet EDI, afin de vous assurer du bon fonctionnement de ce dernier.
6. Le suivi
Une fois votre solution lancée, il ne reste plus qu’à veiller à la bonne évolution de votre solution (appui technique, évolution du projet…). Pour cela, une bonne communication et de bonnes relations avec votre prestataire EDI sont primordiales.
Voilà en bref, quelles étapes sont à prendre en considération dans le cas d’un déploiement de projet EDI, pour garantir au maximum le succès de votre projet.
N’hésitez pas à contacter l’un de nos experts par téléphone, mail ou directement via le formulaire de contact pour plus d’informations. Nous serons ravis de vous conseiller et de vous accompagner dans votre projet.
